Drukarki, kopiarki, skanery oraz urządzenia wielofunkcyjne to nieodzowny element wyposażenia biura w większości firm.
Ze względu na swoje funkcjonalności, urządzenia powielające dane wrażliwe bądź poufne, mogą je udostępnić niepowołanym osobom. Niestety, często zdarza się, że poziom ich zabezpieczenia pozostawia wiele do życzenia.
Współczesne urządzenia, często przesyłające dane poprzez sieć bezprzewodową, same w sobie posiadają wiele konfiguracji i ustawień wpływających na bezpieczeństwo danych. Ich zabezpieczenie musi odbywać się na poziomie sprzętu, oprogramowania oraz zarządzania, np. politykami bezpieczeństwa.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo druku, skanowania i kopiowania?
- Po wydruku dokumentu niezwłocznie zabierz go z urządzenia, chyba że korzystasz z urządzenia umożliwiającego wydruk za potwierdzeniem numerem PIN.
- Jeżeli drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne znajdują się w wydzielonym pomieszczeniu, zadbaj, aby dostęp do nich mieli jedynie autoryzowani użytkownicy.
- Określ listę sprzętu komputerowego, z którego można przyjąć dokument do druku.
- Sprawdź, czy urządzenie umożliwia określenie listy domen pocztowych, na które użytkownik może wysyłać skanowane przez siebie dokumenty.
- Wykorzystuj urządzenia, które zapewniają wsparcie szyfrowanych protokołów SSL/TLS przy wysyłce zeskanowanych dokumentów na maila.
- Używaj urządzeń, które pozwalają na zablokowanie aktualizacji oprogramowania układowego (bios/firmware) przez nieautoryzowane osoby oraz umożliwiają kontrolę zdalnych aktualizacji.
- Wyklucz możliwości logowania do urządzenia inne niż zdefiniowane w firmowej polityce bezpieczeństwa.
- Zapewnij bezpieczne miejsce (dysk, udział sieciowy) oparte o prawa dostępu i szyfrowaną komunikację, w którym przechowywane będą przetwarzane dokumenty użytkowników.
- Wybierz urządzenie posiadające opcję bezpiecznego i trwałego usuwania danych.
